業界：サービス
使用用途：部門内のナレッジ共有
課題：必要な情報にたどり着けない、情報の背景やプロセスがわからない
｜ 記事の要約 ｜
- Helpfeel Cosense（コセンス）導入以前は、社内にある複数サービスのデータを横串で分析しようとしたところ、データがサービスごとに分散しており、データ設計などの情報や改修の履歴も共有されておらず、分析に入る前の調査に膨大な時間がかかっていた
- さらには、階層化されたフォルダを探しても必要な情報にたどり着けない経験を繰り返していたため、階層化されておらず検索機能で欲しい情報にアクセスできるCosenseをナレッジ共有ツールとして導入
- データ分析に必要な情報の格納先や更新情報をCosenseへ蓄積していくことで、当初の課題感が解消されつつある。さらに、会議のアジェンダをあらかじめ共有して議論を効率化するなどの工夫も生まれており、仕事の仕方が変わってきている。今後は、社内でCosenseのユーザーと利用範囲を拡大していきたい
株式会社イーウェルは、企業向けの福利厚生メニューサービス「WELBOX」の開発・提供や、健康支援サービスなどを展開する会社です。
同社のHRソリューション本部 サービス企画部では、社内の複数サービスのデータを横串で分析しようとしても、必要な情報が社内のどこにあるかわからず、調査に時間がかかりすぎている課題を抱えており、ナレッジ共有ツールとして「Helpfeel Cosense（コセンス）」を導入。必要な情報とその経緯、更新情報を蓄積していくことで課題感は解消され、仕事の進め方にも変化が見られています。
Cosenseの導入理由や活用方法、仕事の変化などについて、HRソリューション本部 サービス企画部 部長 濱田 光治様、サービス企画グループ 泉 亜矢子様、船本 幸伸様、田中 沙紀様に話を伺いました。
必要な情報の調査に時間がかかりすぎて、やるべき業務に着手できなかった
HRソリューション本部 サービス企画部 部長 濱田 光治様
── はじめに、皆さまの業務内容を教えてください。
濱田様 HRソリューション本部は、福利厚生のパッケージサービス「WELBOX」や選択型福利厚生サービス「カフェテリアプラン」などを、製販一体の体制で企業へ提供する部門です。その中でサービス企画部 サービス企画グループでは、サービスの品質向上のために、社内に蓄積されているデータを分析して有効活用するミッションを担っています。
田中様 業務の一例として、営業部門にデータを役立ててもらうために、売上データを分析して改善活動をしています。私は現在、新たに導入したアクセス解析ツールの運用を担当し始めたところです。
濱田様 今後は、「WELBOX」をはじめ複数のサービスを統合したプラットフォーム「WEL-UPプラットフォーム」の展開など、さらなる価値創造を目指しています。
── ナレッジ共有ツールの導入には、どのようなきっかけがあったのでしょうか。
泉様 2年前、複数サービスのデータを横串で分析して新たな価値を生み出す方針が掲げられ、その際に協業していた社外のデータサイエンティストから提案を受けたことがきっかけです。
当時、業務で大きな壁にぶつかっていました。複数サービスのデータを統合して分析しようとしても、サービスごとにデータが分かれていたため、社内のどこに何のデータがあるのかが把握できず、誰に聞けば解決するのかもわからなかったのです。データの改修や統廃合の最新情報も、それぞれのプロジェクト関係者だけが知っている状態でした。
自分で調べようとしても、データにまつわる情報を一元管理するデータカタログもなければ、どの情報がどこのフォルダにあるのかもわからないため、手当たり次第フォルダを開くという非効率な方法しかありませんでした。さらに、やっとの思いで情報に辿り着いてもそれが最新情報ではないこともあったのです。
こうした非効率な調査を繰り返していたので、全社のデータ情報やナレッジを誰もが見える状態で一括管理したいと考えていた際に、Cosenseに出会いました。
HRソリューション本部 サービス企画部 サービス企画グループ 泉 亜矢子様
── 検討の際は、複数のナレッジ共有ツールを比較されましたか。また、その中でCosenseの決め手を教えてください。
泉様 いくつかのツールを比較検討しました。その中でCosenseは、他のナレッジ共有ツールとは異なり、階層化されていないことが最大の魅力でした。これまでの苦い経験から、階層化された情報は使い勝手がよくないと感じていたため、インターネットのように膨大な情報があってもキーワードで検索できるナレッジ共有ツールを求めていたのです。
船本様 関連ページが2ホップ先まで表示される「2 hop link」の機能もあり、データの情報だけでなく、その開発経緯なども知りたいと思っていた私たちには役立つと思いました。
最後の決め手は、HelpfeelのコンサルタントからCosenseを導入した後の世界観について詳しく話を聞いたことでした。「Cosenseは、組織の文化づくりである」という話に深く共感したのです。
泉様 コンサルタントからは、「多くの企業では価値を生み出す議論をする前に、そもそも情報を集めることに負荷がかかっている」という話をもらいました。まさに私たちのことだ、と思いましたね。暗黙知が形式知になっていないことに困っていた私たちにとって、「みんなで情報を常に共有して、どんどん更新して、更新したことも共有していく」ツールは救世主になると思いました。
まずはアクセスするきっかけをつくり、業務での活用を習慣化。今では、情報を探す時間が大幅に削減できている
HRソリューション本部 サービス企画部 サービス企画グループ 船本 幸伸様
── Cosense導入後、どのようなことから運用を始めましたか。
船本様 操作に慣れるために、グループ内で会議の議事録をとることから始めようとしたのですが、Cosenseを使うように呼びかけてもなかなかログインされず、書き込みも進まない状態に陥ってしまいました。
Helpfeelのコンサルタントに相談したところ、「自己紹介などから書き始めて、まずは気軽に参加してもらってはどうか」とアイデアをもらいました。さっそく、自己紹介やオフィス周辺のランチスポットのページを作って見たところ、徐々にメンバーがアクセスするようになり、新メンバーの自己紹介には他のメンバーからコメントが付くなど、Cosenseらしい使い方がされるようになったのです。
こうして無事、ログインされるようになったので、最初の目標として100ページ作ることを目指しました。当初は「最初の100ページが役に立たなかったら、使われなくなってしまう」という怖さがあり、各ページをしっかり作り込もうと思っていたのですが、気軽に使ってもらって習慣化することを優先すべきだと運用しながら気づきましたね。
それからは、業務の会話の中で「Cosenseに書いておいたので、見てくださいね」とアクセスしてもらう工夫を積み重ねました。こうして参加する人が少しずつ増え、とりあえず書いておけば誰かが見てくれて、必要に応じて書き直してくれる状態になっていったのです。使われなくなってしまう怖さはいつしか消え、最初から100%完璧なものを作らなくてもいいという安心感が芽生えました。
HRソリューション本部 サービス企画部 サービス企画グループ 田中 沙紀様
── その後、現在はどのように活用していますか。
泉様 現在は6名で活用しています。これまで情報を格納していたフォルダとCosenseを併用し、必要な情報の格納先をCosenseへ書いて、新たな情報があれば追記する運用をしています。船本の推進のおかげで、作成したページ数はあっという間に100ページを超えました。
以前の課題だった情報を探す時間は大幅に削減され、「情報の経緯や理由がわからない」という悩みも減っていることを実感しています。欲しかった情報がCosenseになければ、自分がページを作る習慣もつきました。
Cosenseなら、メモやチャットで眠りがちな重要な情報をナレッジ化できます。
田中様 私は前職で検索機能があるナレッジ共有ツールを使っていたので、当社に転職してから情報の検索ができないことにもどかしさを感じていました。Cosenseが導入されてからは、誰かに聞かなくても検索すれば欲しい情報を見つけられるようになったので、社歴の浅い私にはありがたいツールです。
泉様 また、私たちのグループは、社内の他部門から問い合わせを受けることが多くあります。複数の社員から同じ質問が来ることもあるため、Cosenseによく質問を受ける内容を書き溜めていくことで、知っておくべきナレッジを全員で共有しやすくなりました。
こうした小さな積み重ねで業務が大きく効率化できつつありますし、まさに、先ほど話があった「文化づくり」をしている最中だと実感しています。
会議の質が向上し、コミュニケーションが活発になった
── Cosenseを工夫して活用しているエピソードはありますか。
田中様 私が運用を担当しているアクセス解析ツールのマニュアルをCosenseで作成し、解析ツールの各機能のリンクを貼ってすぐ画面遷移できるように工夫しています。また、Cosenseの便利な使い方を1つのページに書き込んで、グループの会議で共有することも行いました。
最近では、定例ミーティングで議題にしたいことを皆で書き溜めていく「アジャイル議題」というページを作成しました。提案したいことや話し合いたいことがあれば、ミーティング日程の見出しの下に書き込んでもらっています。会議前に目を通しておけば前提条件を共有したうえで議論できるので効率化できますし、過去に会議で話し合った内容をすぐに調べられるようにもなりました。
泉様 以前は、定例ミーティングの時間にとりあえず集まったものの、議題がないことがその場でわかってすぐに解散することもありましたが、「アジャイル議題」を運用し始めてからはなくなりましたね。また、このページには「（相談するタイミングは）いつでもOK」という欄もあるので、メールするほどでもないし、相談の時間をもらうほどでもない小さな悩みを書き出す場ができたというメリットも生まれています。
── Cosenseを導入してから、グループ内の雰囲気に変化は感じますか。
田中様 メンバーは元々話しやすい雰囲気ではありましたが、Cosenseを導入してからコミュニケーションがさらに活発になったと感じます。わざわざメールやチャットをするほどでもないような小さなことでも、自分が探していた情報がCosenseで見つかると「このページを見たんだけど、もう少し詳しく教えて」などと、その後のコミュニケーションが自然と生まれているのです。
濱田様 部門のマネジメントをする立場としては、Cosenseによってメンバーの動きや組織の健全さが可視化されているのでありがたいです。情報の背景やプロセスに加え、自己紹介ページでメンバーの人となりも知れるので、会話が生まれやすくなりますね。私も自然と毎日アクセスする習慣がつきました。
船本様 新しくCosenseを使い始めたメンバーも、「アジャイル議題」など既存のページに書き込みをすることからスタートし、慣れてきたら自分でページを作るようになり、コミュニケーションがしやすくなるという好循環が生まれることを期待しています。
Cosenseの活用範囲を広げ、さらに多くの価値を生み出していきたい
── 今後の展望をお聞かせください。
船本様 私は入社してから日が浅く、社歴の長いメンバーだけが知っている情報がまだまだ多いことを感じています。経験が多い社員のナレッジを可視化し、誰もがアクセスできる状態になると、組織としてより大きな価値を発揮できると考えます。そのために、Cosenseを活用し続けることが必要ですね。
濱田様 本部内の他グループはもちろん、データを活用した法人営業への支援でもCosenseが活用できそうだと考えています。営業担当者はお互いの商談場面を見ることが少なく、メンバー同士で学び合いにくい環境です。商談内容はシステムへ入力しているものの、あくまで案件管理が目的なので、提案内容や顧客とのコミュニケーション手法を学ぶには事足りません。
そこで、商談の場での会話もCosenseに気軽に書き溜めていけばメンバー同士が学び合えると考えています。ただし、サービス企画グループがそうだったように、ツールだけを入れても活用に至らないので、運用方法をHelpfeelのコンサルタントに相談しながら検討を進めたいと思っています。
泉様 個別のお客様へご提供しているデータ分析結果も統計化して、Cosenseに蓄積し、多くの営業現場で活用できるナレッジにしていけると理想です。
── 最後に、同じような課題を抱えている企業へメッセージをお願いいたします。
泉様 まずは気軽に、100ページ作ることを最初の目標にするとよいと思います。100ページ分のナレッジが蓄積されると「Cosenseがあると円滑に業務が進められる」と感じるようになり、このツールの良さを実感し始めるのです。
この状態になれば、誰が言わなくとも毎日ページが増え続けます。会議中や普段のやり取りでCosenseを使って業務をしている私たちの様子を見て、自分たちも使おうと導入準備を進めている他部署も現れました。
私たちのように、Cosenseを気軽に使うことから始め、少しずつナレッジを書き込んでいくと、必要な情報が見つからず、その情報の経緯もわからないといった悩みが解消され、業務が効率化していくことを実感できるのではないでしょうか。